Croeso i hysbysiad preifatrwydd Grŵp y Post Brenhinol. Ar y dudalen hon fe welwch gyfieithiadau o Hysbysiad Preifatrwydd Grŵp y Post Brenhinol mewn amrywiaeth o ieithoedd. Dim ond fersiwn Saesneg Hysbysiad Preifatrwydd Grŵp y Post Brenhinol sydd yn awdurdodol ac yn ffurfio ein Hysbysiad Preifatrwydd gwirioneddol. Darperir cyfieithiadau mewn unrhyw iaith arall er cyfleustra yn unig. Diweddarwyd y cyfieithiadau ddiwethaf ar 23 Awst 2018.
Mae Grŵp y Post Brenhinol wedi ymrwymo i barchu eich preifatrwydd a diogelu eich data personol. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut y byddwn yn casglu ac yn defnyddio eich data personol ac mae’n dweud wrthych am eich hawliau preifatrwydd.
Rydym wedi diweddaru’r hysbysiad preifatrwydd i ystyried gofynion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).
Rydym wedi rhannu’r hysbysiad preifatrwydd yn adrannau er mwyn i chi allu clicio trwy’r meysydd penodol isod.
-
1. Ynglŷn â Grŵp y Post Brenhinol a’r hysbysiad preifatrwydd hwn
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi gwybodaeth i chi am y ffordd y mae Grŵp y Post Brenhinol yn prosesu data personol. Mae hyn yn cynnwys data personol y byddwn yn ei gasglu amdanoch chi pan fyddwch yn defnyddio ein gwefannau, neu pan fyddwch yn defnyddio neu’n derbyn ein gwasanaethau, yn ogystal â rhywfaint o wybodaeth yr ydym yn ei gael o ffynonellau eraill.
Mae data personol yn wybodaeth sy’n ymwneud â pherson byw y gellir ei adnabod. Gall hyn fod yn wybodaeth fel eich enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a manylion personol eraill.
Mae Grŵp y Post Brenhinol yn cynnwys y Post Brenhinol a Parcelforce Worldwide. Y rheolwr data sydd yn prosesu eich data personol fydd Grŵp y Post Brenhinol Cyfyngedig oni bai ein bod yn nodi fel arall. Ein cyfeiriad yw:
Royal Mail Group Limited
100 Victoria Embankment
London
EC4Y 0HQPan fyddwch yn defnyddio neu’n derbyn cynnyrch neu wasanaethau gan Grŵp y Post Brenhinol, byddwn, lle y bo’n briodol, yn rhoi mwy o wybodaeth am y ffordd y caiff eich data personol ei ddefnyddio. Dylid darllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn gydag unrhyw hysbysiad prosesu teg arall neu wybodaeth ychwanegol y byddwn yn ei darparu.
-
2. Data personol yr ydym yn ei ddefnyddio
Mae Grŵp y Post Brenhinol yn prosesu mathau amrywiol o ddata personol. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth yr ydych yn ei rhoi i ni a gwybodaeth yr ydym yn ei chreu wrth ddarparu gwasanaethau i chi a chwsmeriaid eraill. Am fwy o fanylion am y data personol yr ydym yn ei phrosesu, a sut caiff y data hwn ei gasglu neu ei gaffael, gweler y tabl isod.
Categorïau data Disgrifiad Ffynhonnell Gwybodaeth Gyswllt Mae hyn yn cynnwys eich enw, cyfeiriad a gwybodaeth gyswllt arall, fel eich cyfeiriad e-bost a’ch rhifau ffôn.
Os ydych yn gweithio i un o’n cwsmeriaid busnes, byddwn yn cofnodi enw eich busnes, eich swydd yn y busnes a chyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhifau ffôn y busnes.
Rhoddir y wybodaeth hon gennych chi pan fyddwch yn defnyddio ein gwefannau, pan fyddwch yn cysylltu â ni’n uniongyrchol neu pan fyddwch yn defnyddio neu’n derbyn gwasanaethau Grŵp y Post Brenhinol.
Byddwch hefyd yn rhoi’r wybodaeth hon i Grŵp y Post Brenhinol pan fyddwch yn llenwi un o’n ffurflenni neu’n gwneud cais am wasanaeth oddi wrthym ar-lein, fel sefydlu gwasanaeth Ailgyfeirio ar gyfer eich post. Byddwn hefyd yn cael rhywfaint o’r data hwn wrth sgrinio post yn ein rhwydwaith.
Neu, gallwn gael manylion personol gan drydydd partïon. Er enghraifft, pan fyddwn yn cael data marchnata trydydd parti neu wybodaeth gan, neu yn deillio o, ffynonellau cyhoeddus fel y gofrestr etholiadol.
Manylion ariannol Cofnod o’ch taliadau a’ch gwybodaeth dalu, fel manylion talu cerdyn credyd neu ddebyd. Rydych yn darparu’r wybodaeth yma eich hun pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau neu’n ei darparu i dderbyn taliad.
Gallwn hefyd dderbyn y wybodaeth hon gan drydydd partïon, fel banciau ac asiantaethau cyfeirio credyd pan fyddwn yn cael awdurdodiad am daliad y byddwch yn ei wneud neu wrth gynnal gwiriad hunaniaeth.
Dewisiadau marchnata Data sy’n cofnodi eich dewis i dderbyn cyfathrebiadau marchnata neu os byddwch wedi dewis peidio derbyn cyfathrebiadau marchnata. Caiff y wybodaeth hon ei chreu pan fyddwch yn darparu gwybodaeth gyswllt yn ystod trafodyn gyda Grŵp y Post Brenhinol, fel pan fyddwch yn gwneud cais am wasanaeth neu pan fyddwch yn cofrestru gydag un o’n gwefannau, neu pan fyddwch yn diweddaru eich dewisiadau marchnata. Cofnodion cwsmeriaid Cofnodion o gynnyrch a gwasanaethau yr ydych wedi eu defnyddio. Mae hyn yn cynnwys cofnodion o lythyrau a pharseli yr ydych wedi eu hanfon os ydych yn gwsmer cyfrif neu os byddwch yn rhoi eich enw a’ch cyfeiriad fel anfonwr llythyr neu barsel. Chi sy’n darparu llawer o’r wybodaeth yma eich hun pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Byddwn hefyd yn creu’r wybodaeth hon wrth ddarparu ein gwasanaethau. Hanes cyfeiriadau Eich hen gyfeiriad a’ch cyfeiriad newydd pan fyddwch yn trefnu gwasanaeth Ailgyfeirio. Chi sy’n darparu’r wybodaeth hon eich hun os ydych yn defnyddio ein gwasanaeth Ailgyfeirio. Gallwn hefyd dderbyn y wybodaeth hon os bydd rhywun arall yn eich cartref yn gwneud cais am wasanaeth Ailgyfeirio. Data cyfeiriad Mewn achosion cyfyngedig, gall cyfeiriad adeilad neu fan dosbarthu gynnwys data personol (er enghraifft, pan ellir adnabod man/adeilad dosbarthu trwy gyfenw’r meddiannydd). Gall Grŵp y Post Brenhinol dderbyn y wybodaeth yma gennych chi neu gan awdurdod lleol. Hanes cysylltiadau Dyma fanylion unrhyw ymholiad, cwyn neu hawliad yr ydych wedi eu gwneud i Grŵp y Post Brenhinol a gallant gynnwys copïau o ohebiaeth a chofnod o alwadau. Chi fydd yn rhoi’r wybodaeth yma i ni pan fyddwch yn cysylltu â ni i wneud ymholiad neu gŵyn. Byddwn hefyd yn creu cofnodion yn ymwneud â’r cyswllt hwn. Gwybodaeth prawf dosbarthu Cofnodion dosbarthu yn cynnwys llofnod, enw a chyfeiriad pobl sy’n llofnodi am neu’n derbyn eitemau post sy’n cael eu dosbarthu. Chi sy’n darparu’r wybodaeth yma os ydych yn derbyn eitem bost, yn cynnwys pan fyddwch yn derbyn eitem sy’n cael ei dosbarthu ar gyfer person arall, fel cymydog. Manylion morgludiant rhyngwladol Gwybodaeth yn ymwneud â llythyrau a pharseli rhyngwladol. Mae hyn yn cynnwys: enw a chyfeiriad y morgludwr, enw a chyfeiriad y derbynnydd. Mae Grŵp y Post Brenhinol yn derbyn y wybodaeth hon gan awdurdodau post dramor. Os byddwch yn anfon neu’n derbyn llythyr neu barsel o dramor, bydd Grŵp y Post Brenhinol yn cael y data personol sydd ei angen ar gyfer cliriad tollau a threth neu ar gyfer sgrinio diogelwch. Gwybodaeth am y derbynnydd Cofnodion o lythyrau neu barseli a ddosberthir i chi a’r gwasanaethau a ddefnyddir gan yr anfonwr.
Defnyddir eich enw a’ch cyfeiriad i gasglu, didoli, olrhain a dosbarthu eitem atoch chi. Gall anfonwr hefyd roi gwybodaeth gyswllt i ni, fel eich rhif ffôn neu eich cyfeiriad ebost, er mwyn i ni allu rhoi diweddariadau dosbarthu.
Rydym yn derbyn y wybodaeth yma gan anfonwyr eitemau post neu’n casglu data o’r tu allan i eitemau post er mwyn eu hanfon trwy ein rhwydwaith yn effeithlon er mwyn iddynt gael eu dosbarthu.
Bydd Grŵp y Post Brenhinol hefyd yn derbyn data personol gan awdurdodau post dramor. Os bydd eitem yn cael ei hanfon atoch o dramor, byddwn yn derbyn gwybodaeth sy’n ofynnol ar gyfer cludo, cliriad tollau, sgrinio diogelwch a dosbarthu.
Recordiadau ohonoch chi Delweddau sy’n cael eu recordio ar Deledu Cylch Cyfyng ac offer arall a ddefnyddir i ddiogelu ein cwsmeriaid, ein cyflogeion a’n heiddo. Gallwn recordio delweddau ohonoch chi os byddwch yn ymweld â lleoliad lle mae Teledu Cylch Cyfyng yn gweithredu. Delweddau ohonoch chi Ffotograffau o unigolion, er enghraifft, lle mae delwedd yn cael ei lanlwytho i gael ei hargraffu ar gynnyrch wedi ei bersonoli neu stamp. Gall Grŵp y Post Brenhinol dderbyn ffotograffau a delweddau o unigolion lle mae’r rhain yn cael eu darparu gennych chi neu drydydd parti. Er enghraifft, os ydych yn lanlwytho eich delwedd ar un o’n gwefannau. -
3. Sut rydym yn defnyddio data personol
Mae Grŵp y Post Brenhinol yn prosesu data personol at nifer o ddibenion gwahanol. Bydd Grŵp y Post Brenhinol ond yn prosesu eich data personol pan fydd sail gyfreithiol dros wneud hynny o dan gyfreithiau diogelu data ac mae’r tabl isod yn nodi’r rhain (gall mwy nag un sail gyfreithiol fod yn berthnasol mewn rhai sefyllfaoedd). I grynhoi, y seiliau cyfreithiol perthnasol yw:
(a) Caniatâd: rydych yn rhoi caniatâd i ni brosesu eich data ar ddiben penodol.
(b) Contract: mae’r prosesu yn angenrheidiol ar gyfer contract neu gytundeb gyda chi.
(c) Dyletswydd Cyfreithiol: mae angen y prosesu er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith.
(d) Buddiannau Dilys: mae angen y prosesu ar gyfer buddiannau dilys Grŵp y Post Brenhinol neu sefydliad arall.Y dibenion yr ydym yn prosesu data personol a’r sail gyfreithiol dros wneud hynny ym mhob achos yw:
Diben Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu Darparu gwasanaethau ar eich cyfer lle mae contract neu gytundeb yn bodoli gyda chi. Contract – mae angen i ni brosesu eich data er mwyn darparu’r gwasanaethau hyn i chi yn unol â’r contract neu’r cytundeb hwnnw. Darparu gwasanaethau post i chi pan fyddwch wedi ein talu ni i wneud hynny ond nid oes gennym gontract neu gytundeb gyda chi, fel rhai amgylchiadau pan fyddwch yn anfon llythyr neu barsel gan ddefnyddio ein gwasanaethau.
Mae gan rai cynnyrch neu wasanaethau’r Post Brenhinol delerau ac amodau wedi eu nodi mewn dogfennau o’r enw ‘Cynlluniau’. Caiff y Cynlluniau hyn eu cyhoeddi yn unol â Deddf Gwasanaethau Post 2000 ac maent yn golygu nad oes angen i’r Post Brenhinol gael contractau unigol gyda phob cwsmer sy’n prynu’r cynnyrch hyn neu’n defnyddio’r gwasanaethau hyn. Mae mwy o wybodaeth ar gael yma: https://www.royalmail.com/non-contract-terms-and-conditions
Buddiannau Dilys – mae angen i ni brosesu eich data i ddarparu’r gwasanaethau post hyn yr ydych wedi talu amdanynt. Darparu gwasanaethau post i drydydd parti, fel rhywun yn anfon llythyr neu barsel atoch chi a ni’n defnyddio eich data chi i’w ddosbarthu neu roi diweddariadau dosbarthu. Buddiannau Dilys – mae angen i ni brosesu eich data i ddarparu’r gwasanaethau post hyn, yn cynnwys dosbarthu’r llythyr neu’r parsel atoch chi a darparu gwasanaethau ychwanegol, fel diweddariadau dosbarthu. Darparu gwasanaethau post trwy drydydd parti, lle’r ydych wedi cytuno i dderbyn eitem sy’n cael ei dosbarthu ar ran person arall (fel cymydog) ac rydych wedi rhoi eich manylion i’n galluogi ni i gofnodi’r dosbarthu, yn cynnwys pan fyddwn yn hysbysu’r anfonwr a derbynnydd gwasanaethau Grŵp y Post Brenhinol eich bod wedi derbyn yr eitem honno. Buddiannau Dilys a chaniatâd – mae angen i ni brosesu eich data i roi eich manylion i’r anfonwr a’r derbynnydd er mwyn cwblhau’r dosbarthu a galluogi’r dosbarthu i gael ei olrhain yn iawn o fewn y gwasanaeth post. Mewn rhai amgylchiadau, byddwn yn cael eich caniatâd i wneud hyn, neu bydd gennym fudd dilys dros wneud hynny. Fel rhan o wasanaethau olrhain a chanfod Grŵp y Post Brenhinol, lle’r ydym yn darparu gwasanaeth sy’n hysbysu’r anfonwr a’r derbynnydd am wasanaethau Grŵp y Post Brenhinol am statws dosbarthu ac amseriad y gwasanaeth hwnnw. Buddiannau Dilys – mae angen i ni fonitro statws dosbarthu Gwasanaethau Grŵp y Post Brenhinol i wella ein gwasanaeth a rhoi gwybodaeth well i’n cwsmeriaid. Gwasanaethau cwsmeriaid – ymdrin ag ymholiadau, cwynion neu hawliadau yn ymwneud â’n gwasanaethau. Buddiannau Dilys – gall fod angen i ni brosesu eich data er mwyn i ni allu ymdrin ag unrhyw ymholiad, cwyn neu hawliad a godir gennych chi neu berson arall, a’u datrys. Darparu gwasanaethau data i sefydliadau eraill, sef ein cwsmeriaid busnes, i’w helpu i gynnal eu busnesau’n well, ac i Lywodraeth y DU. Er enghraifft, rydym yn darparu gwasanaethau at ddibenion cynnal a diweddaru data cyfeiriad cywir, er mwyn dilysu hunaniaeth neu ddibenion atal twyll, ac i helpu busnesau i dargedu eu marchnata. Buddiannau Dilys – mae gan ein cwsmeriaid busnes a Llywodraeth y DU fudd dilys i brosesu data yn y ffyrdd hyn, ac mae gennym fudd dilys i brosesu data i’w cynorthwyo nhw i wneud hynny. Ym mhob achos, mae angen i ni brosesu eich data personol er mwyn mynd ar drywydd y buddiannau hynny. Marchnata ein cynnyrch a’n gwasanaethau ein hunain yn uniongyrchol i’n cwsmeriaid a darpar gwsmeriaid. Buddiannau Dilys a Chaniatâd – mae gennym fudd dilys i farchnata ein cynnyrch a’n gwasanaethau i gwsmeriaid presennol a darpar gwsmeriaid, ac weithiau mae angen prosesu eich data i wneud hyn. Mewn rhai amgylchiadau, byddwn yn cael eich caniatâd i anfon cyfathrebiadau marchnata.
Mae gennych bob amser hawl i ddewis peidio derbyn marchnata uniongyrchol. Gweler adran 4 isod am fwy o wybodaeth am farchnata.
Gwella profiad ein cwsmeriaid o’n gwasanaethau a’n gwefannau. Er enghraifft, rydym yn defnyddio gwybodaeth am eich ymweliadau i’n gwefannau i werthuso a deall sut mae pobl wahanol yn defnyddio ein gwefannau a faint o amser y maent yn ei dreulio ar dudalennau penodol. Buddiannau Dilys – mae angen i ni weithiau brosesu data personol er mwyn deall sut rydych yn defnyddio ein gwasanaethau er mwyn i ni allu eu gwella. Ymchwil i’r farchnad a dadansoddi, a datblygu gwasanaethau newydd. Er enghraifft, gallwn ddatblygu gwasanaethau post newydd neu wasanaethau data newydd i gwsmeriaid busnes (at ddibenion cynnal data cyfeiriad cywir, at ddibenion dilysu hunaniaeth neu atal twyll, ac i helpu busnesau i dargedu eu marchnata). Buddiannau Dilys – mae angen i ni weithiau brosesu data personol i ddatblygu gwasanaethau newydd y gallwn eu cynnig i chi a phobl eraill. Diogelwch, atal twyll a gwyngalchu arian, a chymryd camau yn erbyn twyllwyr neu bobl sy’n cyflawni trosedd. Buddiannau Dilys – mae angen i ni weithiau brosesu data personol i ddiogelu hawliau, eiddo a diogelwch personol. Gweler adran 6 isod am fwy o wybodaeth am ddiogelwch ac atal twyll. Tollau a chliriad tollau, a sgrinio diogelwch wrth anfon neu dderbyn post i neu o dramor. Dyletswydd Gyfreithiol - mae angen i ni brosesu data personol er mwyn cydymffurfio â rheoliadau cyllid a thollau. Atal a chanfod troseddau – yn cynnwys defnyddio Teledu Cylch Cyfyng i ddiogelu ein cwsmeriaid, ein cyflogeion a’n heiddo. Buddiannau Dilys – mae angen i ni weithiau brosesu data personol er mwyn diogelu hawliau, eiddo a diogelwch personol ein staff a’n cwsmeriaid. Cydymffurfio â’r gyfraith, yn cynnwys gofynion rheoliadol. Er enghraifft, mae’n ofynnol yn ôl deddfwriaeth Gwasanaethau Post, i Grŵp y Post Brenhinol gadw Ffeil Cyfeiriadau Côd Post (PAF) a’i darparu i bobl neu sefydliadau sy’n dymuno ei gweld ar delerau rhesymol. Dyletswydd Gyfreithiol - er mwyn cydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol, yn cynnwys amodau rheoliadol sy’n berthnasol i weithredwyr post, a deddfwriaeth iechyd a diogelwch, mae’n rhaid i ni weithiau brosesu data personol. Os oes mwy nag un sail wedi ei nodi yn y tabl uchod, gallwch gysylltu â ni gan ddefnyddio’r manylion isod os oes angen manylion arnoch am y sail gyfreithiol benodol yr ydym yn dibynnu arni i brosesu eich data personol mewn sefyllfa benodol.
-
4. Gwybodaeth am farchnata
Marchnata
Dymuna Grŵp y Post Brenhinol gadw mewn cysylltiad â chi am ein cynnyrch, gwasanaethau a chynigion a allai fod o ddiddordeb i chi. Gallwch ddewis a ydych yn dymuno derbyn y cyfathrebiadau hyn a gallwch wrthwynebu unrhyw bryd.
Ni fydd Grŵp y Post Brenhinol yn anfon y cyfathrebiadau hyn i unigolion os byddwch yn dewis peidio’u derbyn neu os ydych fel arall yn gofyn i ni roi’r gorau i farchnata’n uniongyrchol. Pan fyddwn yn casglu gwybodaeth gennych chi, y gellir ei defnyddio at ddibenion marchnata, byddwn yn rhoi cyfle i chi wrthwynebu i farchnata.
Gall sefydliadau brosesu data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol lle mae’n angenrheidiol i’w buddiannau dilys. Mae gan Grŵp y Post Brenhinol fudd dilys yn hyrwyddo ei gynnyrch a’i wasanaethau ond bydd bob amser yn cydymffurfio â rheoliadau preifatrwydd a hawl unigolion i wrthwynebu i farchnata.
Gallwn ddefnyddio eich data personol i’n galluogi i roi cynnwys marchnata wedi ei dargedu i chi trwy’r cyfryngau cymdeithasol ac ar-lein.
Personoli eich profiad
Hoffem sicrhau bod cyfathrebiadau marchnata sy’n berthnasol i’n cynnyrch a’n gwasanaethau, yn cynnwys hysbysebu ar-lein, yn berthnasol i’ch buddiannau. I wneud hyn, gallwn ddefnyddio eich data personol i ddeall eich buddiannau yn well, er mwyn i ni allu ceisio rhagweld pa gynnyrch, gwasanaethau a gwybodaeth arall y gallai fod gennych y diddordeb mwyaf ynddynt. Mae hyn yn ein galluogi ni i deilwra ein cyfathrebiadau i’w gwneud yn fwy perthnasol a diddorol i chi. Mae edrych ar eich ymddygiad pori a’ch pryniannau yn ein helpu ni i’ch deall chi fel cwsmer yn well ac mae’n ein galluogi ni i roi gwasanaethau, cynnwys, cyfathrebiadau a hysbysebu ar-lein wedi eu personoli i chi. Gallwn hefyd fesur eich ymatebion i gyfathrebiadau marchnata’n ymwneud â chynnyrch a gwasanaethau yr ydym yn eu cynnwys, sy’n ein galluogi ni i gynnig cynnyrch a gwasanaethau sy’n bodloni eich anghenion fel cwsmer yn well. Os nad ydych eisiau i ni bersonoli fel hyn, gallwch ddewis peidio cytuno i bersonoli yma. Os byddwch yn peidio cytuno i bersonoli, byddwn hefyd yn rhoi’r gorau i anfon ein cyfathrebiadau marchnata atoch.
Newid eich dewisiadau marchnata
Gallwch newid eich dewisiadau marchnata ar-lein, dros y ffôn, trwy ddefnyddio’r ddolen ‘datdanysgrifio’ yn ein negeseuon ebost marchnata, ateb STOP i’r côd byr yn ein negeseuon testun marchnata neu trwy ysgrifennu atom unrhyw bryd. Eich dewis chi ydyw, ond os byddwch yn dweud nad ydych eisiau derbyn gwybodaeth marchnata oddi wrthym, bydd hyn yn eich atal rhag derbyn cynigion neu glywed am gynnyrch eraill a allai fod o ddiddordeb i chi.
Gallwch dderbyn cyfathrebiadau yn ymwneud â’r gwasanaeth gennym o hyd. Er enghraifft, gallwch dderbyn neges yn cadarnhau eich archeb ac yn rhoi gwybodaeth bwysig am eich defnydd o’n cynnyrch neu’n gwasanaethau o hyd.
Os ydych wedi cofrestru trwy ein gwefannau royalmail.com neu parcelforce.com, gallwch newid eich dewisiadau marchnata ar-lein unrhyw bryd:
- Dewisiadau marchnata a ddarperir trwy royalmail.com
Gallwch newid eich dewisiadau ar gyfer derbyn cyfathrebiadau marchnata trwy’r adran ‘Fy Nghyfrif’ ar wefan y Post Brenhinol: https://www.royalmail.com/user/login
- Dewisiadau marchnata a ddarperir trwy parcelforce.com
Gall cwsmeriaid cyfrif newid eu dewisiadau ar gyfer derbyn cyfathrebiadau marchnata trwy’r adran ‘Fy Mhroffil’ o wefan Parcelforce: https://www.parcelforce.com/user/login
Gallwch hefyd gysylltu â’n tîm Hawliau Gwybodaeth yn gofyn i ni roi’r gorau i anfon negeseuon ebost marchnata, llythyrau neu fathau eraill o farchnata uniongyrchol – information.rights@royalmail.com
Ymchwil i’r farchnad
Hoffem glywed eich safbwyntiau am y gall hyn ein helpu i wella ein cynnyrch a’n gwasanaethau. Felly o bryd i’w gilydd gallwn gysylltu â chi at ddibenion ymchwil i’r farchnad. Mae gennych ddewis bob amser ynghylch a ydych eisiau cymryd rhan mewn ymchwil i’r farchnad.
-
5. Gyda phwy y mae Grŵp y Post Brenhinol yn rhannu data?
Grŵp Mewnol y Post Brenhinol
Gall cyflogeion neu asiantau perthnasol yn Grŵp y Post Brenhinol gael mynediad i’ch data at y dibenion a nodir uchod. Er enghraifft, os byddwch yn cysylltu â ni gydag ymholiad neu gŵyn, bydd cyflogeion perthnasol yn ein timau Gwasanaethau Cwsmeriaid yn gweld eich gwybodaeth. Rhestrir categorïau o dderbynwyr y tu hwynt i Grŵp y Post Brenhinol isod:
Cwsmeriaid
Rydym yn rhannu data personol gyda chwsmeriaid Grŵp y Post Brenhinol at ddibenion darparu gwasanaethau ar eu cyfer. Er enghraifft, mae hyn yn cynnwys darparu prawf dosbarthu a gwybodaeth am statws dosbarthu ar gyfer eitemau yr ydym wedi eu dosbarthu neu ddata a rennir yn unol â thelerau ac amodau gwasanaethau penodol.
Trydydd partïon dethol
Caiff gwybodaeth ei rhannu gyda chategorïau penodol o drydydd partïon lle mae cwsmeriaid wedi nodi eu bod yn dymuno cael gwybodaeth am gynnyrch, gwasanaethau neu ymgyrchoedd hyrwyddo gan y trydydd partïon hynny a allai fod o ddiddordeb iddynt.
Gall Grŵp y Post Brenhinol rannu data personol gyda sefydliadau neu gyrff cyhoeddus eraill at ddibenion cyfreithiol, fel yr heddlu, asiantaethau gorfodi’r gyfraith, asiantaethau atal twyll a chyrff eraill lle mae angen neu mae’n briodol ar gyfer atal neu ganfod trosedd neu i ddiogelu hawliau, eiddo neu ddiogelwch unrhyw berson.
Awdurdodau post
Bydd Grŵp y Post Brenhinol yn rhannu data personol gydag awdurdodau post dramor. Os byddwch yn anfon llythyr neu barsel dramor, bydd Grŵp y Post Brenhinol yn darparu’r data angenrheidiol ar gyfer cliriad tollau a threth neu ar gyfer sgrinio diogelwch. Bydd y wybodaeth hon fel arfer yn cynnwys: enw a chyfeiriad y morgludwr, enw a chyfeiriad y derbynnydd.
Bydd Grŵp y Post Brenhinol hefyd yn rhannu data personol yn ymwneud â’r person y cyfeirir eitem atynt neu’r derbynnydd pan fydd eitem yn cael ei hanfon dramor. Pan fydd eitem yn cael ei hanfon dramor, byddwn yn rhoi’r wybodaeth sy’n ofynnol ar gyfer trafnidiaeth, cliriad tollau a dosbarthu i’r awdurdodau post dramor.
Datgeliadau sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith neu at ddibenion rheoliadol
Gellir rhannu data personol gyda rheoleiddwyr, fel y Comisiynydd Gwybodaeth, lle y bo’n angenrheidiol neu’n briodol at ddibenion rheoliadol fel cydymffurfio â dyletswyddau cyfreithiol.
-
6. Diogelwch ac atal twyll
Os rhoddir gwybodaeth ffug neu anghywir a bod twyll yn cael ei ganfod, caiff y manylion eu trosglwyddo i asiantaethau atal twyll. Gellir rhannu gwybodaeth trwy Gronfa Ddata Twyll Cenedlaethol Cifas (https://www.cifas.org.uk/services/national-fraud-database). Gall asiantaethau gorfodi’r gyfraith gael mynediad i’r wybodaeth hon a’i defnyddio. Gall Grŵp y Post Brenhinol a sefydliadau eraill gael mynediad i’r wybodaeth hon a’i defnyddio hefyd er mwyn atal twyll a gwyngalchu arian, er enghraifft, wrth:
- Wirio manylion ar geisiadau ar gyfer cyfleusterau credyd neu’n ymwneud â chredyd neu gyfleusterau eraill
- Rheoli cyfrifon a chyfleusterau credyd ac yn ymwneud â chredyd
- Adfer dyledion
- Gwirio manylion ar geisiadau a hawliadau ar gyfer pob math o yswiriant
- Gwirio manylion ceisiadau am swyddi a chyflogeion
Byddwn ni a sefydliadau eraill hefyd yn cael mynediad i wybodaeth a gofnodwyd gan asiantaethau atal twyll o wledydd eraill ac yn ei defnyddio.
-
7. Trosglwyddo data personol y tu hwnt i’r DU
Gallwn anfon data personol y tu hwnt i’r DU pan fydd angen i gwmni Grŵp y Post Brenhinol neu gorff arall y tu hwnt i’r DU brosesu gwybodaeth at y dibenion a nodir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.
Gallwn anfon gwybodaeth y tu hwnt i’r DU pan fyddwn yn defnyddio darparwr gwasanaeth neu ddarparwr technoleg wedi ei leoli dramor. Pan fyddwn yn anfon data personol y tu hwnt i Ardal Economaidd Ewrop ("EEA") byddwn yn sicrhau bod rhagofalon addas wedi eu sefydlu i ddiogelu’r wybodaeth honno. Er enghraifft, gallai’r rhagofalon hyn gynnwys:
- Defnyddio model cymalau contract a ddarperir gan y Comisiwn Ewropeaidd
- Y Comisiwn Ewropeaidd yn penderfynu bod gan y wlad neu’r sefydliad rhyngwladol lefel ddigonol o ddiogelwch data personol
- Y wybodaeth yn cael ei thrin gan sefydliad sy’n darparu lefel o amddiffyniad sydd wedi ei gymeradwyo gan y Comisiwn Ewropeaidd. Er enghraifft, y cynllun Gwarchod Preifatrwydd ar gyfer sefydliadau wedi eu lleoli yn UDA
Gwasanaethau Post Rhyngwladol
Pan fydd llythyrau neu barseli’n cael eu hanfon dramor, gall fod angen rhannu data personol rhwng awdurdodau post mewn gwledydd gwahanol. Gall data personol y mae Grŵp y Post Brenhinol yn ei gasglu oddi wrthych chi gael ei drosglwyddo i, neu ei storio neu ei brosesu mewn cyrchfan o fewn neu’r tu hwnt i EEA gennym ni neu un o’n cyflenwyr yn unol â chyfreithiau perthnasol yn ymwneud â diogelu data. Gallai prosesu o’r fath gynnwys, ymysg pethau eraill, cyflawni eich archeb, prosesu eich manylion talu a darparu gwasanaethau cymorth.
-
8. Am ba hyd ydyn ni’n cadw data personol?
Polisi Grŵp y Post Brenhinol yw ond cadw gwybodaeth am gyhyd â bod angen at ddiben neu ddibenion ei defnyddio. Byddwn yn pennu am ba hyd i gadw data gwahanol yn seiliedig ar y gofynion canlynol:
- Am ba hyd y mae angen y wybodaeth at ddiben neu ddibenion ei defnyddio.
- Gofynion cyfreithiol a rheoliadol – fel pan fydd angen i Grŵp y Post Brenhinol gadw cofnodion cwsmeriaid a chofnodion pryniannau ar gyfer cyfnod ychwanegol er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith neu yn achos hawliadau posibl.
-
9. Eich hawliau cyfreithiol
Os ydych yn dymuno ymarfer eich hawliau unigol yn ymwneud â’ch data personol, cysylltwch â’n Tîm Hawliau Gwybodaeth: information.rights@royalmail.com. Mae gennych yr hawliau canlynol:
Yr hawl i gael eich hysbysu
Bydd Grŵp y Post Brenhinol yn rhoi ‘gwybodaeth prosesu teg’ i chi, lle’r ydym yn casglu data personol gennych chi (e.e. pan fyddwch yn agor cyfrif neu’n gwneud cais am wasanaeth ar-lein) a hefyd trwy hysbysiadau preifatrwydd fel hwn.
Hawl mynediad
Mae gennych hawl i gael mynediad i’ch data personol a manylion sut yr ydym yn ei brosesu.
Gallwch wneud cais am fanylion y data personol sydd gan Grŵp y Post Brenhinol amdanoch chi, trwy gysylltu â’n Tîm Hawliau Gwybodaeth – information.rights@royalmail.comMae angen prawf hunaniaeth er mwyn diogelu eich gwybodaeth. Rydym hefyd yn gofyn i ymgeiswyr ddatgan pa wybodaeth a gweithgareddau prosesu y mae eu cais yn ymwneud ag ef (e.e. pa wasanaethau Grŵp y Post Brenhinol y mae’r cais yn ymwneud â nhw) yn ogystal â dyddiadau tebygol y prosesu. Gellir darparu ffurflen gais ddewisol i’n cynorthwyo ni i gadarnhau eich hunaniaeth a lleoli’r wybodaeth sydd ei hangen arnoch.
Hawliau unioni
Mae gennych hawl i unioni data personol amdanoch chi os yw’n anghywir neu’n anghyflawn.
Bydd Grŵp y Post Brenhinol yn sicrhau bod data personol yn cael ei gadw’n gywir ac wedi ei ddiweddaru cyhyd â bo hynny’n rhesymol bosibl. Fodd bynnag, mae Grŵp y Post Brenhinol yn dibynnu ar gwsmeriaid i sicrhau bod rhywfaint o’r wybodaeth sydd ganddo amdanynt yn gywir ac wedi ei diweddaru. Rydym yn annog cwsmeriaid i hysbysu Grŵp y Post Brenhinol ynghylch unrhyw newidiadau i’w gwybodaeth (e.e. trwy ddiweddaru manylion eich cyfrif ar wefannau Grŵp y Post Brenhinol).Hawl i wrthwynebu
Mae gennych hawl i wrthwynebu i rai o’r ffyrdd y caiff data personol ei ddefnyddio, fel marchnata uniongyrchol fel y nodir yn adran 4 uchod. Mae gan unigolion hefyd yr hawl i wrthwynebu i brosesu data personol yn seiliedig ar fuddiannau dilys neu gyflawni tasg er budd y cyhoedd.
Hawl i ddilead
Mae gennych hawl i wneud cais ein bod yn dileu neu’n tynnu data personol o’n cofnodion os nad oes unrhyw reswm dilys dros barhau i’w brosesu. Os bydd angen data personol at ddibenion dilys o hyd, ni fydd yn bosibl dileu’r data hwnnw a gellir felly gwrthod rhai ceisiadau.
Hawl i gyfyngu prosesu
Mae gennych hawl i ‘atal’ data personol rhag cael ei brosesu mewn amgylchiadau cyfyngedig. Gallai’r hawl hyn fod yn berthnasol:
- Os oes angen dilysu cywirdeb eich data personol,
- Os yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol yn cael ei herio a bod angen i Grŵp y Post Brenhinol ei ystyried,
- Os oedd y prosesu’n anghyfreithlon ond nid ydych eisiau i’ch data personol gael ei ddileu, neu;
- Os nad oes angen data personol bellach ar Grŵp y Post Brenhinol ond rydych chi eisiau i’r data gael ei gadw at ddibenion hawliad cyfreithiol.
Hawl i hygludedd data
Mae’r hawl hwn ond yn berthnasol i ddata personol yr ydych chi wedi ei roi i ni, yr ydym yn ei ddefnyddio ar sail eich caniatâd neu i gyflawni contract gyda chi.
Mae’r hawl i hygludedd data yn galluogi unigolion i ailddefnyddio eu data personol ar draws gwasanaethau gwahanol; sy’n eu galluogi i symud neu gopïo data o un sefydliad i un arall os ydynt yn dymuno.
Eich hawl i dynnu caniatâd yn ôl
Os ydym yn prosesu eich data personol yn seiliedig ar eich caniatâd, mae gennych hawl i dynnu’r caniatâd hwnnw yn ôl.
-
10. Sut i gysylltu â ni
Gall cwsmeriaid ag ymholiadau’n ymwneud â chynnyrch neu wasanaethau a ddarperir gan y Post Brenhinol gysylltu â Gwasanaethau Cwsmeriaid y Post Brenhinol am gymorth: Gwasanaethau Cwsmeriaid y Post Brenhinol
Gall cwsmeriaid ag ymholiadau’n ymwneud â chynnyrch neu wasanaethau a ddarperir gan Parcelforce Worldwide gysylltu â Gwasanaethau Cwsmeriaid Parcelforce Worldwide am gymorth: http://www.parcelforce.com/contact-us
Am ymholiadau’n ymwneud â’ch data personol, gallwch gysylltu â’n tîm Hawliau Gwybodaeth yn uniongyrchol:
Information Rights and Governance Team
Royal Mail Group
Pond Street
SHEFFIELD
S98 6HR
Ebost: information.rights@royalmail.comEin Swyddog Diogelu Data
Gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data y Post Brenhinol yn
Royal Mail Group
100 Victoria Embankment
London
EC4Y 0HQ
Ebost: information.rights@royalmail.comHawl i wneud cwyn i’r awdurdod goruchwylio
Os ydych o’r farn ein bod wedi methu cydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol, mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn y cyfeiriad canlynol:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF
www.ico.org.uk -
11. Defnydd o Wefannau a Chwcis
Gallwn gofnodi gwybodaeth am y dyfeisiadau a ddefnyddiwyd i gael mynediad i’n gwefannau a gwybodaeth am eich defnydd chi o’r gwefannau hynny, fel y tudalennau yr ydych wedi ymweld â nhw. Rydym hefyd yn defnyddio cwcis i roi gwybodaeth i ni am y ffordd y caiff ein gwefannau eu defnyddio. Cwcis yw’r ffeiliau testun a roddir ar eich cyfrifiadur pan fyddwch yn defnyddio gwefan. Am fanylion Cwcis a ddefnyddir gan wefannau Grŵp y Post Brenhinol, yn cynnwys targedu neu hysbysebu cwcis, gweler y Polisi Cwcis ar ein gwefannau, yn cynnwys:
www.royalmailgroup.com
www.royalmail.com
www.parcelforce.com
www.marketreach.co.uk
www.senditnow.com
12. Newidiadau i’n hysbysiad preifatrwydd
Byddwn yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd a byddwn yn rhoi unrhyw ddiweddariadau ar y dudalen hon. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 23 Awst 2018.